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オペレーション統括をしてきて分かった、時短にも使える!マーケ担当ならまず覚えておきたいデータ集計テク

Keisukeといいます。
私は過去、広告代理店のオペレーション専門部署を統括していたことがあり、多種多様なデータを触ってきました。

デジタルマーケティング施策を行っていく上では、広告の指標やBIツールでの可視化、KPIに関するレポーティングなど、数字やデータを扱う事は避けて通れません。
ビッグデータとまではいわないけど、中小企業レベルで扱う「~数万レコードくらい」のやや大きめのデータなどの扱いは、意外と大変です。

Excelやスプレッドシートでの作業をされている方がほとんどかと思います。その作業は、できる限り効率的に、かつミスを減らして、時短につなげたいものです。

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▼データ集計する人、こんな悩みありませんか?

  • データを扱っているが、手間取ることが多い
  • レポーティングしてるけど、効率のいい手法を探している
  • 少しでも時短に繋がるアイデアが欲しい
  • Excelもスプレッドシートも使ってるけど、どちらもレベルアップしたい

そこで今回は、今日から使える基礎となる初心者向けのテクから、覚えておけば(願わくば)どこかで応用が利く時短テクを紹介します。

 

▼今回扱う集計テク早見

  1. ピボットテーブル

  2. 関数

    • 集計用の関数
    • スプレッドシート独自の関数(Google関数)
  3. 今すぐ使える時短テク

    • Excelやスプレッドシートでのショートカット
    • Chromeブラウザ上での便利コマンド

 


1.ピボットテーブル

集計作業では誰もが通るであろう、「ピボットテーブル」にあえて触れたいと思います。

▼ピボットテーブルは、名前の通り、ピボット(枢軸・中心)となる指標を軸として、データを様々な階層・順番で取り出せます。ピボットテーブル作成は、MOSというOfficeのスキルテストでも、一般的なスペシャリストの上のエキスパートレベルに位置しています。そのため、必要に駆られないと意外と知られていないのですが、使い方は簡単です。
しかも一度覚えると、これまでの集計作業が一変する可能性を秘めています。

▼もし、ピボットテーブルを作成したことがない初めての方がいたら、とりあえずデータを何かしら持ってきて作ってみてください。ピボットテーブルは作成して触れば触るほど、その便利さを痛感できます。

 

▼ピボットテーブルの作成手順(Excel)

  • データで集計したい範囲を選択

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  • リボンから 挿入>テーブル>「ピボットテーブル」を選択>範囲を確認してOKをクリック(※慣れたらAlt > N > V のショートカットキーで即座に作成可能)

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  • リストが右側に表示されるので、データを触る

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  •  「◯◯別~の###」という数字が欲しい場合、行に「◯◯」値に「###」をドラッグ&ドロップ
    • (例)日別・キャンペーン別の広告データ

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▼ピボットテーブル作成時のコツとしては、

  • ピボット(枢軸)となる指標を必ずデータに含める
    • 月別、日別、媒体別、◯◯別、△△毎など、データの名前です。データとしてはトップ(1行目)にあることが多いです。
  • データ合計欄を範囲に含めない
  • 不要なデータを範囲に含めない
  • 行と列、値と順番を入れ替えながら、求める形にする

▼リスト「フィルタ」の項目では、データ上でフィルタをかけておきたい部分を選択できます。ここは行と2重で選択もできます。

  • (例)CP別でフィルタをかけたCP別の指標を行に指定

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▼よく見ると、ピボットテーブルは、「Sheet1」が別に作成され、そこに作られます。そのため、最初に選択したデータはピボットテーブルを作成したことで変更されることはなく、オリジナルとして残っています。
もし、オリジナルのデータに変更があった場合は、ピボットテーブル作成シート上の 分析>データ>更新 をクリックすることで、データを最新の情報で再読み込みしピボットテーブル上のデータが更新されます。

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※ただし、データを扱う上では、元データを直接触ることは推奨されません。オリジナルのデータが分からなくなるからです。

 

▼データに「日付」が含まれている場合は、「タイムライン」や「スライサー」を使用することで、該当期間のデータだけをピボット内に表示させる事もできます。知っていると期間での比較分析する時などに重宝します。

 

▼ピボットテーブルは、Officeの「Excel」とGoogleが提供している「スプレッドシート」のどちらでも使用できますが、Excelの方が数段使いやすく、処理も早いです。
私はcsvなどで取ってきたレポートをExcelのピボットで集計し、スプレッドシートに値だけ貼り付けてまとめる、といった事もよく行います。そのくらいExcelの方がUI的にも直感的に作業できます。

 

私はピボットを覚えてから、劇的に集計が早くなったことを実感しています。
使用したことがある人であれば、当たり前のテクかもしれませんが、ある程度の集計作業は、ピボットを使いこなせるかどうかでその効率は大きく差が出るでしょう。


2.関数

集計作業をする際に、関数からは逃れられません。検索すると、星の数ほど解説サイトも出てきます。そのため、今回はExcelやスプレッドシートでデータを扱っている前提で、これらは是非使いこなせたほうがいいと思う関数を厳選してみました。

▼集計用の関数

SUMやIFなどの基本的なものは割愛しますが、下記もおそらく知っている人が多いと思います。意外とこういう時にも使えるのか、という目線で書いてみました。

VLOOKUP 検索キーを軸として、別のテーブルなどからデータを参照してきます。検索されたキーの「横n番目」にあるものを指定します。
VLOOKUPだけを解説している本があるくらいファンが多い(?)人気関数です。横だけじゃなく、縦を参照できる兄弟にHLOOKUPやXLOOKUPがあります。
VLOOKUPに条件は基本1つですが、後述するINDIRECTを応用して複数条件だったりもできますし、逆に一緒に使用できない関数もあったりとクセのある関数です。
SUMIF(S) 「SUM」と「IF」が混ざった、「特定の条件で集計をおこなう」関数です。「IFS」とすることで、複数条件に指定できます。使いこなすには難易度が高いですが、一度関数を組んでおけば自動的に集計してくれる、ある種集計用の関数では最強の関数です。
IFERROR 「#DIV/0!」「#N/A!」「#VALUE!」といった、計算結果が出ませんというエラーを回避させられます。エラーが重なる表は正直見づらいので、「-」(半角ハイフン)などを入れることでスッキリ表示できます。
ただし、結果エラー時に強制的に該当の文字を入れ込む関数なので、数値テーブルなのに「文字列として認識されたりする」懸念もお忘れなく。
INDIRECT 指定される文字列への参照を返します。INDIRECT 関数を使うと、数式自体を変更しないで、数式内で使用しているセル参照を変更することができます。VLOOKUPと併用する方が多いです。
文字列を結合する関数で「CONCATENATE」や「CONCAT」がありますが、私は単純に「&」を使用することが多いです。「CONCATENATE」という綴りを思い出せないからです・・・。

 

▼スプレッドシート独自の関数

Googleのスプレッドシートは、Excelと互換性があるオンラインでの表計算ソフトです。オンラインというのが味噌で、「Google関数」と呼ばれる独自の関数が存在します。オンラインに繋がっていれば、Googleが持つ強力なオンライン上のデータと連携したり、利用できます。具体的には、最新の株価情報を参照したり、特定のHP上のデータなどを参照したりもできます。

種類や使い方も特殊なものが多いので、スプレッドシート上でのデータ作業をする際に、是非使ってほしい関数をまとめました。

ARRAYFORMULA ★おすすめ
配列数式関数。複数のセルへ関数を一括で反映させられます。Excelなどで同じ関数を連続して入れ込むと、ファイル処理が重くなったりしますが、ARRAYFORMULAを使用すると、関数一つで繰り返しの関数を指定できます。
注意点としては、関数対象のセルに一つでも文字や数値が入っていると、エラーになってしまうので、列丸ごと同じ数式を入れたい場合などに使用します。
シートの軽量化や、自動化をする際にはもってこいです。これは使いこなせると素晴らしく便利で、配列の扱い方のスキルアップもできます。
IMPORTRANGE ★おすすめ
別のスプレッドシートから値を参照。URLをそのまま指定、もしくはURLに含まれるスプレッドシート固有の乱数IDを指定し、特定箇所のデータを参照して持ってきます。VLOOKUPでの併用も可能です。
オンラインで使用するスプレッドシート専用の関数では一番有名かもしれません。
他のシートに跨るため、使用時には「アクセスの許可」を求められることがあり、エラー表示される事があるので注意してください。
「IMPORT」系の数式も数種類あるので、必要に応じてトライしてみてください。
IMAGE ★おすすめ
関数内に画像のURLを指定することで、HTMLページの画像を参照できます。フィードや画像の一覧などを確認する際に非常に便利です。
UNIQUE 参照範囲をリアルタイムで重複削除します。ツール上では、手動で重複の削除ができますが、この関数は対象範囲を指定しておくことで自動的に「ユニークにされた値・文字」が吐き出されます。使い方によっては応用が利く関数です。
REGEX~ 正規表現で文字列を抽出したり、置換したりします。正規表現に関しては今回は省略しますが、関数内で指定できる条件が柔軟に変わるため、条件付き書式などでの応用などでも役立ちます。
使いこなすには非常にハードルが高いですが、これが使えればデータ処理・集計では格段にレベルが上がります。

 

他にも、Google関数では「IMPORTXML」などで特定のxpathを指定することでスクレイピングを行ったりすることで、オンライン上のデータを一括で参照したりもできます。

今回は紹介のみで使用法を割愛しましたが、これら1つ1つが便利なので、気になった関数があれば是非試しに使用してみてください。
特に★おすすめの関数は、Excelにもないため、その効果をすぐに実感できると思います。


3.今すぐ使える時短テク

定番から意外と知られていないものまで小技を羅列するので、実際試してみてください。
これらの小技は、試さないと良さが分からないので、とりあえずやってみてください。
少しでもしっくり来たら、使えるものは使っていきましょう。

 

▼Excelやスプレッドシートでのショートカット・操作テク

 

検索 Ctrl + F 検索と置換は、使い慣れていると、データ処理をする際にも非常に役立ちます。一括でデータに規則性をもたせたり、並べ替えする際などにも応用できます。
置換 Ctrl + H
フィルタをかける Ctrl + Shift + L 並び替えしたいときなどに、選択範囲に一回でフィルタリングできます。
関数の表示 Ctrl + Shift + ` (Excel)
Ctrl + ` (GSS)
[`]は[@]と同じキーです。
関数の一括表示。どこに関数を入れたか、連続した関数にしているかなどの確認時に使えます。たくさん関数を使用してパニックになりがちな人は必ず覚えたほうが良いです。
移動 Ctrl + 矢印キー データが途切れている(空欄)のところまで、もしくはデータ上の端から端までジャンプできます。
選択 Shift + 矢印キー 複数選択する場合に使用。押しながらクリックなどでも選択可。
選択しながら移動 Shift + Ctrl + 矢印キー 上記2つを組み合わせることですぐに範囲指定ができる。そのままピボットテーブル作成に繋げたり、フィルタリングしたりできる。
ピボットTの作成 (Office Exceのみ) Alt > N > V 前述のとおり、これの動作を覚えておけば、即座にピボットが組めます。私はこれを打つ動作は地元じゃ一番早かったです(多分)。
セルの編集、名前の編集 F2キー 意外と知られてませんが、F(ファンクション)キーはそれぞれ役割があり、特にF2はおすすめです。セル内を編集したり、また、フォルダやファイル名の編集名の際にもこのキーで一発でできます。
取り消し Escキー Esc(エスケープ)キーは、とても便利なボタンです。クリップボードにデータが残っていたり、範囲を選択したままだったり、数式を打ってるのに別のセルを選んだりしてストレスフルになっても、Escで作業を取り消しできます。これも使ってみたら便利さが分かります。

 

Excelとスプレッドシートでは、体感では9割くらいは共通した関数や動きをしてくれます。両刀遣いの方は、どちらも覚えて使い分けられる方がスムーズです。

個人的には、Excelよりは複数人で同時作業ができるGoogleスプレッドシートを重宝しています。
Google製品はGoogle Workspace(旧G Suite)に包括されていて、コロナ禍の影響などもあり、ココ数年で目まぐるしくアップデートを繰り返しています。記事を書いている8/25にも「関数のサジェスト機能」が実装される発表があったりと、今後も使いやすい機能に期待したいです。

 

▼Chromeブラウザを使用したtips

横スクロール Shiftを押しながらスクロール 意外と知られていないマウスを使用したtipsです。一度覚えると戻ってこれないくらい便利です。
更新 Ctrl+R 更新のショートカット。
リンクを新しいタブで開く Ctrlを押しながらリンクをクリック 右クリックして選択も可能ですが、左手が余っていればこれで一気に開けます。
リンクを新しいウィンドウで開く Shiftを押しながらリンクをクリック
ウィンドウを閉じる Ctrl+W 地味ですがめちゃ便利です。
タブ(ウィンドウ)の復元 Ctrl+Shift + T 間違えて閉じてしまったタブ(ウィンドウ)を復活させられます。わざわざ履歴から探さなくて良いのです。
シークレットブラウザ Ctrl + Shit + N 広告をやってる人ならおなじみ。Cookie情報などがないまっさらな状態でウィンドウが開けます。新しいツールがローンチされた際やHPなどの更新確認などにも応用できます。サクッと別アカウントで入りたいときなどにも。
デベロッパーツール(開発ツール)を開く 「Ctrl + Shit + I」
もしくは「F12」
でこれを押すと開発者向けの画面が開けます。開いてるだけで仕事してる感が出る。サイト内の構成(画像の属性やclass情報)だったり、Chromeブラウザで表に出てない機能なども使用できます(フルスクリーンキャプチャなど)。xpath情報のコピーなどもここから簡単にできるので、関数と組み合わせる際にも役立ちます。
強制リフレッシュ デベロッパーモードで更新ボタンを右クリック 上記デベロッパーツールを開いた状態で、ブラウザオムニバー(検索バー)の左側の更新ボタンを右クリックすると、「更新のタイプ」を選べます。短期的なCookie情報削除などを行っての更新ができるため、ブラウザを開き直したり、設定ページに行ったり来たりしなくてもいいです。覚えておくと、いつか役に立ちます。

 

今では開発系の人だけではなく、Chromeブラウザのシェア率は非常に高いです。もちろん、他のブラウザにも一長一短ありますが、スプレッドシートを使用する上では一番相性が良いでしょう。簡単なショートカットを体になじませることで、日々の作業が少しずつ早くなっていきます。

 

まとめ

集計の基礎テクニックから細かい時短テクは、覚えれば覚えるほど、応用が利いていきます。実際、未経験の人にこういったテクい部分を教えていくことで、数ヶ月で戦力として成長した実績があります。
また、これらの良いところとして、一度上手く関数やピボットなどを組めれば、使い方次第では今後も半自動的に集計できたり、他の部分でも応用できるという点でもあります。

自動化がいくら進んでも、人の手によって微調整をすることはまだまだ必要です。
人の手で数値を扱う際、集計テクや時短テクの知識を組み合わせて、応用していくことで、作業スピードは数倍上がります。データの形や、テクニックには様々な応用があり、慣れておけば必ずどこかで役に立ちます。要領よく作業をするにも、覚えておいて損はないでしょう。

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